دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب - أونلاين
دورة السكرتارية التنفيذية

شارك عبر وسائل التواصل

Share on twitter
Share on facebook
Share on telegram
Share on linkedin
Share on skype
Share on whatsapp

المسمى الرسمي في الشهادة

السكرتارية التنفيذية

جهة الاعتماد

المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني

يقدمها مركز إبداع الأصيل للتدريب ومقره الإداري مكة المكرمة

 

عند إتمامك للدورة التدريبية فستتمكن بمشيئة الله من تتويج نجاحك ومكافأة التزامك بالحصول على شهادة معتمدة من الجهة الوحيدة المخولة بمنح شهادات تدريب معتمدة داخل المملكة العربية السعودية (المؤسسة العامة للتدريب التقني و المهني) و معترف بها في ديوان الخدمة المدنية. لتضيفها لسجل نجاحاتك

رقم الاعتماد

2235010

المدرب في سطور

عدد أيام الدورة

3 أيام

عدد الساعات التدريبية

15ساعة تدريبية

تاريخ الدورة

الأحد 21 ذو القعدة 1441ﻫ 12-7-2020م

توقيت الدورة

5:00 م

لغة التدريب

اللغة العربية

طريقة المشاركة والتدريب

– تقدم الدورة عن بعد اونلاين

– آلية التدريب والدخول على الدورة:

تدريب تفاعلي مع المدرب مباشرة ومشاركة لكل المتدربين ومحاكاه الواقع عبر منصه الكترنية امنه جدا ومحكمة من قبل ادارة المركز

– توجد مذكرة للدورة
– برنامج الدورة على موقع المركز الرسمي
‏www.ebda3aseel.com
تختار اسم الدورة
ثم تمليء كل بياناتك وادخال كود الدورة
ثم متابعة ثم اختيار من نفس الموقع برنامج زووووم حمل من هنا اذا لم يكن مثبت لديك  ستفتح معك الدورة مباشرة

طريقة استلام الشهادات

ستسلم الكتروني عن طريق منصة منار
وهو موقع الكتروني تابع للمؤسسة العامة للتدريب
ويسجل به عن طريق ايميلك المسجل مسبقا في نموذج الدورة

اذا لم تسجل من قبل في الموقع
تدخل ايميلك في خانة
الدخول لاول مره

– لا يوجد اختبارات في الدورات ولكن يوجد ورش عمل وتطبيقات وعروض

المحاور والأهداف

دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب – أونلاين

مقدمة عن السكرتارية التنفيذية :-

إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة.

أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.

تعريف السكرتارية 

تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

أهمية السكرتارية التنفيذية 

مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:

  • التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
  • تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
  • توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
  • تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
  • تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.
  • تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:
  • الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
  • حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
  • التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
  • القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
  • التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
  • الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
  • التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
  • احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

وظائف السكرتارية التنفيذية 

تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:

  • متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
  • استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.
  • استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
  • إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.

طبيعة غمل السكرتير التنفيذي 

السكرتاريه هى وظيفه فى غاية اﻻهمية فاهم اعمال السكرتير انه حلقة وصل بين صانع القرار وبين المقرر عليهم بمعنى ان السكرتير هو من يوصل لباقى اﻻدارات اية قرارت تتعلق بهم كل فيما يخصه ومن مهام عمله ايضا تنظيم المواعيد والمستندات واستقبال الوارد وتصدير الصادر ومساعدة المدير بمده اية معلومات عن العمل وسير العمل وايضا التحضير لمجلس اﻻدارة ان وجد وهو يعتبر من اهم المهام الوظيفية للسكرتير والذى يجب ان يتمتع بالسرية التامه.

مستويات أعمال السكرتارية التنفيذية :

من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة.

ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي :

1 ـ طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية :

قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة.

2 ـ سكرتيرة :

تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين.

3 ـ مساعدة شخصية :

في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة.

وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين :

1 ـ سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ.

2 ـ مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها.

وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة.

وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها.

والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها.

إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات.

المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية التنفيذية :

1 ـ الاختزال بسعة مناسبة.

2 ـ الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي).

3 ـ القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة.

4 ـ معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية.

5 ـ معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد… الخ.

6 ـ بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية.

7 ـ الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب.

8 ـ معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.

دورات ادارية أخرى 

المستفيدون من البرنامج

مقدمة عن السكرتارية التنفيذية :- إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة. أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها. تعريف السكرتارية  تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية. أهمية السكرتارية التنفيذية  مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية: التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم. تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها. توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب. تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس. تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً. تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي: الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية. حسن التصرف، واللباقة في التعامل. التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل. القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية. التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم. وظائف السكرتارية التنفيذية  تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها: متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك. استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل. استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح. إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل. طبيعة غمل السكرتير التنفيذي  السكرتاريه هى وظيفه فى غاية اﻻهمية فاهم اعمال السكرتير انه حلقة وصل بين صانع القرار وبين المقرر عليهم بمعنى ان السكرتير هو من يوصل لباقى اﻻدارات اية قرارت تتعلق بهم كل فيما يخصه ومن مهام عمله ايضا تنظيم المواعيد والمستندات واستقبال الوارد وتصدير الصادر ومساعدة المدير بمده اية معلومات عن العمل وسير العمل وايضا التحضير لمجلس اﻻدارة ان وجد وهو يعتبر من اهم المهام الوظيفية للسكرتير والذى يجب ان يتمتع بالسرية التامه. مستويات أعمال السكرتارية التنفيذية : من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة. ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي : 1 ـ طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية : قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة. 2 ـ سكرتيرة : تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين. 3 ـ مساعدة شخصية : في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة. وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين : 1 ـ سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ. 2 ـ مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها. وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة. وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها. والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها. إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات. المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية التنفيذية : 1 ـ الاختزال بسعة مناسبة. 2 ـ الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي). 3 ـ القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة. 4 ـ معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية. 5 ـ معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد… الخ. 6 ـ بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية. 7 ـ الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب. 8 ـ معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.

الرسوم والعروض والخصومات

300 ريال

طريقة التسجيل والالتحاق بالدورة

سجل بياناتك في الموقع

سدد الرسوم وارسل الايصال الى رقم 0555004327 واتس

رابط واتس مباشر

https://wa.me/966555004327

أرقام الحسابات البنكية
لمركز إبداع الأصيل للتدريب

رقم الحساب في البنك الأهلي
باسم /مركز إبداع الأصيل للتدريب
رقم الحساب المختصر
00747020007300
رقم الحساب الدولي IBAN SA5410000000747020007300

 


رقم الحساب في مصرف الراجحي
باسم /شركة سنا الإبداع المحدودة
رقم الحساب المختصر
246608010162745
رقم الحساب الدولي IBAN SA1680000246608010162745

كما نأمل ارسال صورة التحويل لسرعة استكمال اجراءات التسجيل .
شاكرين لكم ثقتكم و نسعد بخدمتكم .
خدمة العملاء
مركز ابداع الأصيل للتدريب